สรุปหลักเกณฑ์การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

สรุปหลักเกณฑ์การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้
การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้เนื่องจากระบบงานสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ เฉพาะด้าน เป็นผู้จัดระบบดังนั้นก่อนจะสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้


1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์บริษัทที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์สำนักงานอัตโนมัติ มักจะให้บริการด้านการให้คำ ปรึกษาหรือเป็นผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดมูลค่า เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน

2. ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัทบริษัทที่ต้องการมีสำนักงานอัตโนมัติ อาจจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเองเพื่อทำการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะและควรมีพนักงานที่มีความชำนาญด้านการจัดการข้อมูล

3. ที่ปรึกษาบางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญพอที่จะจัดตั้งทีมงานขึ้นเองได้

4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา


ปัจจัยที่ต้องพิจารณาก่อนการเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงาน มีดังนี้

1. การจัดการเอกสารในสำนักงาน พิจารณาถึงข้อมูลในด้านต่าง ๆ ดังนี้ปริมาณงานที่พิมพ์มีมากน้อยเพียงใด และความยาวของเนื้อหา

2. การวิเคราะห์ระบบสำนักงานทั้งระบบ พิจารณาสิ่งต่อไปนี้

- พิจารณาโครงสร้างของระบบสำนักงาน ว่าที่ใช้อยู่นั้นดีหรือยัง
- พิจารณาผังของสำนักงาน ว่ามีการเคลื่อนไหวของข้อมูลอย่างไร
- พิจารณาหน้าที่ของอุปกรณ์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
- พิจารณาของแบบฟอร์มที่ใช้วิเคราะห์
- พิจารณาหน้าที่ของงานแต่ละอย่าง เพื่อทราบการทำงานรายละเอียดของงานทั้งหมด